Izba Przemysłowo-Handlowa Południowej Wielkopolski

biuro@iphpw.pl

(62) 735 67 49

Ruszają dotacje z EENergy

Dla firm z sektora MŚP do zdobycia 10 tys. euro na zmniejszenie zużycia energii w firmie, a tym samym śladu węglowego.

czytaj więcej

Wsparcie transformacji cyfrowej

Europejskie Centra Innowacji Cyfrowych to wsparcie dla MŚP w zakresie wdrażania najnowszych rozwiązań cyfrowych.

czytaj więcej

Efektywność energetyczna

W harmonogramie programu FEnIKŚ 2021-2027 jeszcze w I kwartale zaplanowano nabór wniosków o dofinansowanie.

czytaj więcej

Praca zdalna uchwalona przez Sejm

13 stycznia 2023 r., Sejm ostatecznie uchwalił regulacje wprowadzające pracę zdalną do Kodeksu pracy. Teraz tylko podpis Prezydenta oraz ogłoszenie w Dzienniku Ustaw, aby zmiany zaczęły obowiązywać z zasadniczo dwumiesięcznym terminem wejścia przepisów w życie. Dla pracodawców oznacza to dość intensywne prace przygotowawcze i implementacyjne.

Nowelizacja kodeksu pracy wpływa na całokształt funkcjonowania struktury pracowniczej, a nie tylko na jej poszczególne obszary, jak dokumentacja HR czy kwestie BHP. Osoby odpowiedzialne u pracodawców za wdrożenie pracy zdanej powinny mieć na uwadze przebieg szeroko pojętych procesów HR, zgodnie z którymi ta praca jest zorganizowana.

Tego rodzaju „holistyczne” podejście zapewnia, że praca zdalna będzie wykonywana zgodnie z prawem, a sposób jej wdrożenia będzie efektywny i spójny z całością zasad funkcjonowania zakładu pracy.

Na stałe lub hybrydowo

Nie w każdym przypadku praca świadczona poza zakładem jest pracą zdalną w kodeksowym znaczeniu. Zgodnie z ustawową definicją, pojęcie pracy zdalnej dotyczy sytuacji, gdy praca w całości lub częściowo (hybrydowo) jest świadczona w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Zasadniczo jej zastosowanie odbywa się więc w drodze porozumienia, w tym co do miejsca pracy. W przypadku formy hybrydowej nie ma też konieczności odgórnego ustalenia, w jakim zakresie praca zdalna jest łączona ze stacjonarną. Ogólne proporcje pomiędzy zdalnym i stacjonarnym wykonywaniem pracy oraz sposób ich łączenia należy jednak dookreślić w ramach indywidualnego porozumienia z pracownikiem, tak aby uwzględnić specyfikę pracy na danym stanowisku oraz dostosować poziom zwrotu kosztów proporcjonalnie do wymiaru pracy na odległość.

Na poziomie całej organizacji

W celu wdrożenia pracy zdalnej na poziomie organizacji należy zadbać o wprowadzenie odpowiednich regulacji. Tam, gdzie działają zakładowe organizacje związkowe, odbywa się to w formie porozumienia. Jeżeli nie uda się wypracować wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, pracodawca sam określa zasady pracy zdalnej w regulaminie. W zakładach, w których nie działają organizacje związkowe, można wprowadzić pracę zdalną po konsultacji z przedstawicielami pracowników, również w formie regulaminu.

Checklista regulacji wewnętrznych

Przepisy wskazują na pewne obszary organizacji pracy zdalnej, które powinny zostać uwzględnione w regulacjach wewnętrznych. Należy do nich przede wszystkim określenie:

  • grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie,
  • zasad ponoszenia przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (np. w formie ekwiwalentu lub ryczałtu),
  • zasad porozumiewania się z pracodawcą i potwierdzanie obecności w pracy,
  • zasad kontroli wykonywania pracy, kontroli BHP, przestrzegania bezpieczeństwa informacji oraz danych osobowych,
  • zasad korzystania ze sprzętu, narzędzi i materiałów.

Szef może odmówić

To, czy dana osoba będzie pracować zdalnie, można ustalić również przez indywidualne porozumienie przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Co więcej, podobnie jak w przypadku telepracy, przepisy wymieniają wiele sytuacji, w których pracownicy mogą złożyć indywidualny wniosek o pracę zdalną, który będzie wiążący dla pracodawcy i to w większej liczbie przypadków niż przy telepracownikach. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji związanych z opieką nad dziećmi lub osobami chorymi. Odmowa jest dozwolona tylko ze względu na organizację pracy i konieczność zapewnienia jej ciągłości lub rodzaj wykonywanej pracy.

Wniosek o pracę zdalną będzie wiążący m.in., gdy złoży go pracownica w ciąży, osoba wychowująca dziecko do 4. roku życia lub sprawująca opiekę nad członkiem rodziny lub domownikiem z niepełnosprawnością.

Na polecenie pracodawcy

Kodeks pracy zawiera również przepisy szczególne, które w wyjątkowych przypadkach dają pracodawcom możliwość wydania odgórnego polecenia pracy zdalnej. Dotyczy to sytuacji wynikających z obiektywnej i losowej przyczyny. W szczególności pracę zdalną można zarządzić w razie wprowadzenia:

  • stanu nadzwyczajnego (np. klęski żywiołowej),
  • stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego i do trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
  • siły wyższej, powodującej brak warunków BHP do pracy w aktualnym miejscu jej wykonywania (np. powodzi, trzęsienia ziemi).

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.

 

Prace przygotowawcze i wdrożeniowe:

  • Wypracowanie założeń i strategii wdrożenia:
    • systemy pracy (zdalny, hybrydowy, okazjonalny)
    • koszty i modele rozliczeń (ekwiwalent lub ryczałt)
    • czas & miejsce pracy
  • Organizacja zaplecza wdrożeniowego
    • systemy (np. IT)
    • dostawcy usług (np. BHP)
    • procesy (np. ochrony danych osobowych, kontroli)
  • Opracowanie dokumentów bazowych
    • polityka pracy zdalnej / hybrydowej / prawo do homeoffice
    • procedura ochrony danych osobowych
    • dokumentacja BHP (np. ocena ryzyka zawodowego)
  • Wdrożenie pracy zdalnej w organizacji
    • konsultacje z przedstawicielami pracowników
    • zaplecze komunikacyjnefinalne przyjęcie regulacji wewnętrznych oraz indywidualne porozumienia.

 

Źródło: Kancelaria BIRD & BIRD